Eine neue E-Mail-Mailbox in E-Mail-Einstellungen konfigurieren — für Versand (SMTP) und optional auch für Empfang (IMAP). Die Multi-Mailbox-Architektur löst die alte einzelne SMTP-Konfiguration ab; pro Firma können beliebig viele Mailboxen angelegt werden.
Warum mehrere Mailboxen?
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Mehrere Versand-Adressen: z.B. eine Support-Mailbox und eine Vertriebs-Mailbox
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Persönliche Mailboxen pro Mitarbeiter: Jeder versendet aus seiner eigenen Adresse
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Eingehende E-Mails ins CRM: Mit IMAP werden E-Mails alle 5 Minuten abgeholt und Kontakten zugeordnet
Anleitung
Schritt-für-Schritt
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Öffne E-Mail-Einstellungen
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Klicke auf Mailbox hinzufügen
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Fülle das Formular in den folgenden Abschnitten aus
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Klicke auf Speichern
Grunddaten
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Name | Ja | Nur intern sichtbar (z.B. "Support" oder "Vertrieb") |
| Absender-E-Mail | Ja | Absender-Adresse, die der Empfänger sieht |
| Absender-Name | Nein | Anzeigename neben der E-Mail-Adresse |
SMTP (Versand)
| Feld | Pflicht | Beispiel |
|---|---|---|
| SMTP-Host | Ja | smtp.example.com |
| SMTP-Port | Ja | 587 (STARTTLS), 465 (SSL), 25 (keine) |
| SMTP-Sicherheit | Ja | STARTTLS / SSL / Keine |
IMAP (Empfang, optional)
Aktiviere Empfang aktiviert, um IMAP-Empfang zu konfigurieren. Sichtbar wird dann:
| Feld | Pflicht | Beispiel |
|---|---|---|
| IMAP-Host | Ja | imap.example.com |
| IMAP-Port | Ja | 993 (SSL), 143 (STARTTLS) |
| IMAP-Sicherheit | Ja | SSL / STARTTLS / Keine |
| IMAP-Ordner | Nein | Standard: INBOX |
Bei abweichenden IMAP-Zugangsdaten kannst du den Toggle IMAP-Override verwenden aktivieren und separate IMAP-Username/Passwort hinterlegen.
Zugangsdaten
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Benutzername | Ja | Mailbox-Benutzername (Login beim Provider) |
| Passwort | Bedingt | Kann leer bleiben — der Inhaber trägt es dann selbst ein |
Lässt du das Passwort leer und vergibst einen Inhaber, bekommt dieser eine Notification mit Link auf**E-Mail-Passwörter** und kann das Passwort selbst hinterlegen.
Zugriff & Sichtbarkeit
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Inhaber | Optional. Der Inhaber sieht alle E-Mails der Mailbox (auch private) und kann das Passwort selbst pflegen |
| Standard-Privatheit | Standard-Privatheit für eingehende E-Mails (sichtbar / privat) |
| Versender | Mitarbeiter, die über diese Mailbox versenden dürfen — siehe Versand-Regel unten |
Standard-Mailbox
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Firmen-Standard | Pro Firma genau eine Mailbox. Mitarbeiter ohne explizite Versender-Zuweisung versenden über die Standard-Mailbox |
Versand-Regel
| Situation | Versand-Mailbox des Mitarbeiters |
|---|---|
| Bei keiner Mailbox als Versender ausgewählt | Standard-Mailbox |
| Bei genau einer Mailbox ausgewählt | Diese Mailbox |
| Bei mehreren Mailboxen ausgewählt | Die älteste der Mailboxen |
| Zugewiesene Mailbox pausiert oder ohne Passwort | Standard-Mailbox als Fallback |
Cross-Assignment-Warnung
In der Versender-Auswahlliste zeigt jedes rote Ausrufezeichen, dass der Mitarbeiter bereits einer anderen Mailbox zugewiesen ist. Der Tooltip listet die anderen Mailboxen mit Direkt-Edit-Link.
Wichtige Hinweise
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Eine neu angelegte Mailbox ohne Passwort steht auf Status Passwort fehlt und kann erst nach Passwort-Eingabe versenden
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Mit Verbindung testen in der Mailbox-Liste lässt sich die SMTP-/IMAP-Verbindung testen
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IMAP-Sync läuft alle 5 Minuten als Cron-Job; nach 3 aufeinanderfolgenden Fehlern pausiert die Mailbox automatisch und der Inhaber
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